Les droits de fin de contrat se réfèrent aux montants que le PNUD doit aux membres du personnel au moment de leur séparation (départ) de l'organisation. Ils se composent de :

1. La prime de rapatriement (pour le personnel de la catégorie internationale)
2. Le congé annuel
3. Le dernier salaire mensuel
4. L'allocation pour frais d'études

Un processus de séparation implique de nombreuses mesures. Vous-même, le bureau de votre lieu d'affectation et plusieurs administrations du PNUD/ONU serez l'objet d'un certain nombre de demandes d'autorisation et de documents au sujet des montants qui vous seront dus pour voyage, allocation d'études, etc. Les prestations de fin de contrat vous seront versées une fois que toute la documentation afférente aura été soigneusement examinée afin de s'assurer qu'il ne reste aucun montant en suspens entre vous et le PNUD. En général, les prestations finales vous sont versées entre trois et quatre mois après la date de fin de service. Veuillez noter que la présentation des documents demandés est une condition essentielle pour un processus de séparation fluide.

1. La prime de rapatriement

La prime de rapatriement se conçoit comme une aide aux membres du personnel recrutés de par le monde afin qu'ils puissent faire face aux dépenses inhérentes à l'établissement de leur nouvelle résidence à la fin de leur contrat et après avoir quitté leur dernier lieu d'affectation. Elle est redevable aux fonctionnaires que le PNUD se doit de rapatrier. La prime dépend du nombre d'années de service ainsi que des personnes à charge du membre du personnel.

La prime de rapatriement doit faire l'objet d'une demande dans les deux années après la date de séparation. Elle ne peut être réclamée que lorsque le/la fonctionnaire a fixé son nouveau domicile en un lieu autre que celui de sa dernière affectation, et à condition que ce nouveau pays de résidence ne soit pas temporaire par nature. Si il/elle reste sur son lieu d'affectation après la fin du contrat, la prime sera gardée sur un compte pour une période maximale de deux ans, à la suite de quoi son droit s'éteint. Cependant, le membre du personnel a la possibilité de solliciter une prorogation de compte en envoyant une demande écrite au Service des allocations et droits avant que les deux années ne se soient écoulées. Une prorogation n'est pas systématiquement accordée.

Par ailleurs, l'Attestation du pays de résidence en dehors du dernier lieu d'affectation (également nommée Preuve de nouveau domicile) doit être présentée afin que la prime de rapatriement puisse être versée. L'attestation doit comporter la signature et le tampon d'une autorité officielle (gouvernement, mairie, etc.) du nouveau pays de résidence. L'original de l'attestation doit alors être envoyé au Chargé de ressources humaines au sein de SAS en charge de votre séparation.

Enfin, le salaire de base net est pris en considération afin de calculer le montant de la prime de rapatriement. Pour les membres du personnel sans personnes à charge, 1 année de service donne droit à 3 semaines (15 jours ouvrables) de salaire ; 2 années de service, 5 semaines (25 jours ouvrables) ; au-delà de 2 années de service, 1 semaine supplémentaire de salaire est accordée pour chaque année additionnelle (avec un total maximum de 16 semaines). Pour les membres du personnel mariés ou avec personnes à charge, 1 année de service donne droit à 4 semaines (20 jours ouvrables) de salaire ; 2 années de service, 8 semaines (40 jours ouvrables) ; au-delà de 2 années de service, 2 semaines supplémentaires sont accordées pour chaque année additionnelle (avec un total maximum de 28 semaines).

2. Le congé annuel

Le paiement de jours de congé annuel non utilisés à la date de séparation consiste en un maximum de :

• 30 jours pour les fonctionnaires terminant une année de service ;
• 45 jours pour les fonctionnaires terminant deux années de service ;
• 60 jours pour les fonctionnaires terminant trois années de service.

Le congé annuel non pris est commuté en espèces sur la base du salaire net de l'employé(e) [seul(e) ou avec personne(s) à charge] plus l'indemnité d'ajustement de poste en vigueur sur le lieu d'affectation au moment de la séparation, divisé par 21,75 (représentant les 261 jours ouvrables annuels divisés par 12 mois) et multiplié par le nombre de jours de congé dus au membre du personnel. Il faut également ajouter la prime de connaissances linguistiques pour le personnel de la catégorie des Services Généraux, le cas échéant.

3. Le dernier salaire mensuel

Si la séparation a lieu avant le jour de paie à la fin du mois, le dernier salaire mensuel sera retenu et versé avec les autres prestations de fin de contrat.

4. L'allocation pour frais d'études

Au cas où le membre du personnel présente une demande d'allocation d'études peu avant la date de sa séparation, le montant afférent sera versé avec les autres prestations finales.

Le « paquet de séparation »

Le « paquet de séparation » est le terme désignant les documents et – le cas échéant – l'autorisation de voyage que le Service des allocations et droits envoie au membre du personnel au sujet de son départ de l'organisation. Il se compose d'une lettre à son attention expliquant le processus de séparation et diverses formalités, une autorisation donnant au bureau du lieu d'affectation l'aval quant au versement de l'allocation de déménagement et – le cas échéant – le coût du billet de transport en espèces, et, enfin, plusieurs formulaires à remplir par le/la fonctionnaire et ledit bureau.

Droits relatifs au voyage et à l'envoi des effets personnels

Coût du billet de transport en espèces

Les fonctionnaires internationaux ont généralement le droit de recevoir en espèces le coût de leur moyen de transport ainsi que celui concernant leur(s) personne(s) à charge et ce, pour le trajet de leur lieu d'affectation à celui de leur rapatriement.

Environ un mois avant le dernier jour de contrat du membre du personnel, le Service des allocations et droits envoie à son attention et à celle du bureau de son lieu d'affectation une lettre de séparation ainsi que plusieurs documents dont une autorisation pour le bureau afin qu'il lui verse l'équivalent du prix du billet de transport en espèces.

Pour une information plus détaillée, il est possible de consulter sur notre site Internet la circulaire UNDP/ADM/00/14 du 21 juin 2000 dans la section Formulaires et circulaires/Voyages et visas/Documents et circulaires.

L'allocation de déménagement

L'allocation de déménagement est une somme forfaitaire versée pour les frais de transport et d'assurance des effets personnels. Les montants s'élèvent à :

• pour les JEA, 6.000 dollars US (personne seule) ou 9.000 dollars US (avec personne/s à charge)
• pour les Coordonnateurs résidents : 20.000 dollars US (indépendamment de leur statut familial)
• pour tous les autres fonctionnaires : 10.000 dollars US (personne seule) ou 15.000 dollars US (avec personne/s à charge)

En cas d'affectation inférieure à une année et indépendamment du statut familial du membre du personnel, l'allocation de déménagement s'élève à 1.200 dollars US.

Les fonctionnaires en fin de contrat ont le droit de recevoir leur allocation de déménagement (ainsi que le versement en espèces du prix du trajet vers leur lieu de rapatriement) avant la date de leur fin de service, leur permettant ainsi de prendre les dispositions concernant les frais d'envoi de leurs effets personnels. Environ un mois avant son dernier jour de travail, le membre du personnel et le bureau de son lieu d'affectation reçoivent du Service des allocations et droits une lettre de séparation ainsi que plusieurs documents dont une autorisation pour le bureau afin qu'il verse au fonctionnaire son allocation de déménagement ainsi que le prix de son moyen de transport en espèces.

Pour une plus ample information, l'on peut se référer à la circulaire UNDP/ADM/2003/28 du 7 avril 2003 dans la section Formulaires et circulaires/Voyages et visas/Documents et circulaires.

Caisse de retraite

Si le/la fonctionnaire en fin de contrat est membre de la CCPPNU depuis moins de cinq ans, il/elle doit remplir la page pertinente du formulaire intitulé « PENS E/6. Instructions for Payment of Benefits ».

Si le/la fonctionnaire en fin de contrat est membre de la CCPPNU depuis plus de cinq ans, il/elle doit remplir le formulaire intitulé « PENS E/7. Instructions for Payment of Benefits ».

Ces documents sont envoyés dans le ‘paquet de séparation'. Selon le choix mentionné sur le formulaire, le fonds de retraite sera payé ou gardé sur compte fiduciaire. Au cas où le membre du personnel opterait pour le versement de son capital de retraite, celui-ci lui serait payé par la CCPPNU une fois accomplies les formalités de la séparation par le PNUD et le Service de paie de l'ONU. D'habitude, le capital de retraite est versé entre 3 et 4 mois après la date de fin de service du/de la fonctionnaire.

Pour des renseignements concernant les cotisations de retraite, il est recommandé un contact direct avec la CCPPNU. Par exemple, afin de recevoir de l'information quant au montant versé au moment de la séparation – si cette option est choisie. Il est également possible de consulter les sections « Regulations and Rules » et « Calculate your entitlements » sur son site Internet.

UNJSPF
United Nations Headquarters
P. O. Box 5036
New York
NY 10017
États-Unis
Courriel : unjspf@un.org
Tél. : (+1) 212 963 6931
www.unjspf.org

Veuillez noter que si vous souhaitez aller dans les locaux du Fonds à New York, vous devez aller au 1 Dag Hammarskjold Plaza, SW angle de la 48e rue et de la 2nde avenue, 37e étage.

UNJSPF
Palais des Nations
1211 Genève 10
Suisse
Courriel : jspfgva@unog.ch
Tél. : (+41) 22 917 18 24
Fax : (+41) 22 917 00 04
www.unjspf.org

Les bureaux de New York et Genève ont un fichier électronique commun ; il y a donc la possibilité de contacter soit l'un soit l'autre, même si le membre du personnel fut en fonction à New York.

Assurance médicale et assurance-vie

La couverture de « Aetna Group Life Insurance », le cas échéant, et de l'assurance maladie des membres du personnel termine à la fin du mois de la date de séparation. Ainsi, si cette date tombe le 15 mars, le/la fonctionnaire sera couvert/e jusqu'au 31 mars. Si la date de séparation est le 31 mars, le/la fonctionnaire sera couvert/e jusqu'à ce même jour (31 mars).

Si le membre du personnel désire garder sa couverture au-delà, il devra le faire en tant que membre individuel privé. Pour plus de renseignements sur les régimes d'assurances, il faut prendre contact directement avec :
UN Insurance Unit, UN Secretariat
304 East 45th Street, Room FF-335P
New York
NY 10017
USA
Tél. : (22) 963-9124 / Fax : (212) 963-4222
http://www.un.org/Depts/oppba/accounts/insurance/

Il se peut, cependant, que le/la fonctionnaire ait droit à l'assurance maladie et à l'assurance-vie ultérieures au service, à divers niveaux de réduction de prime, selon le nombre d'années de fonction.

Assurance maladie postservice

A condition d'être âgé de 55 ans à la date de séparation et d'avoir cotisé au moins cinq années sans interruption à l'assurance médicale (ou durant au moins 10 ans si vous avez été recruté au ou après le 1er juillet 2007). Pour plus de détails, voir la circulaire ST/AI/2007/3 du 1er juillet 2007 sur notre site dans la section "Formulaires et circulaires/Séparation/Séparation-documents" ou consulter le site Internet de l'Assurance de l'ONU : http://www.un.org/Depts/oppba/accounts/insurance/

Si le/la fonctionnaire bénéficie d'un tel droit, le formulaire de demande lui sera envoyé par son/sa Chargé/e de RH avant la date de fin de contrat.

Assurance-vie postservice - Couverture gratuite de l'assurance-vie après la date de séparation

Les participants qui terminent leur service avant l'âge de 55 ans bénéficient d'une année de couverture gratuite de l'assurance-vie au niveau de couverture en vigueur à la date de séparation et ce, pour chaque période achevée de dix années de cotisations.

Les participants qui terminent leur service âgés de 55 ans ou plus bénéficient d'une couverture gratuite de l'assurance-vie égale au pourcentage de la couverture à la date de séparation. Ce pourcentage se réduit au fur et à mesure que le/la participant/e devient plus âgé/e mais dans les limites d'un minimum et d'un maximum.

Le privilège de conversion

Tous les membres du personnel qui, à leur date de séparation, sont des participants actifs au régime de l'assurance peuvent s'arranger avec la compagnie concernée afin de convertir leur contrat d'assurance en une police individuelle selon les conditions établies par cette compagnie et ce, sans avoir à présenter d'autres preuves d'assurabilité.

Il est recommandé de voir la circulaire « Administrative Instructions ST/AI/2002/5 du 30 septembre 2002 pour de plus amples détails. Elle se trouve disponible sur ce site web dans la section Formulaires et circulaires/Séparation/Séparation-documents ainsi que sur celui de l'Assurance de l'ONU : http://www.un.org/Depts/oppba/accounts/insurance/

UN Insurance Unit, UN Secretariat
304 East 45th Street, Room FF-335P
New York
NY 10017
USA
Tél. : (212) 963-9124 / Fax : (212) 963-4222
www.aetna.com pour les détails de contact au sujet de questions spécifiques.

Laissez-passer de l'ONU (UNPL)

Le Laissez-passer du membre du personnel doit être annulé lorsque celui-ci termine son service. Par conséquent, le/la fonctionnaire doit présenter son UNLP au Service des allocations et droits dès la fin de son activité. Ses prestations finales ne lui seront versées que lorsque tous les documents demandés et l'UNLP seront remis.

Le Service des allocations et droits enverra l'UNLP au Service des voyages du PNUD pour l'annulation. Ce service le renverra au membre du personnel une fois qu'il l'aura résilié.

Si le membre du personnel reste en service comme fonctionnaire international, c-à-d sous contrat de durée déterminée (catégorie 100), ou sous contrat L (catégorie 200), ou sous contrat ALD (catégorie 300), il peut conserver son UNLP. Toutefois, son bureau d'affectation doit envoyer au Service des allocations et droits la confirmation qu'il effectuera la prorogation ainsi qu'il se chargera de l'annulation du Laissez-passer le jour où ledit membre du personnel cessera son activité.