Afin de bénéficier de l'allocation, les membres du personnel doivent remplir les conditions suivantes :

• Être recruté internationalement ou localement sous contrat des catégories 100 ou 200.
  
  
• Résider et se trouver en fonction sur un lieu d'affectation autre que leur pays d'origine (pays du congé dans le foyer).
  
  
• Être en poste pour un minimum de six mois ou, si la période de nomination initiale était inférieure à six mois, il résulterait de son extension une période totale de service continu d'au moins six mois. (Pour le personnel recruté localement, la période d'activité ne doit pas être inférieure à six mois.)
  
  
• Avoir un enfant qui suit un enseignement à plein temps dispensé par une école, une université ou un institut similaire du cycle primaire ou postérieur pendant que le membre du personnel se trouve en fonction au sein de l'ONU. L'enseignement est considéré comme " primaire " dans le parcours scolaire lorsque l'enfant est déjà âgé de cinq ans au début de l'année académique ou lorsqu'il atteint cet âge lors des trois premiers mois de ladite année académique.
  
  

Les membres du personnel recrutés localement et envoyés en mission pour une période minimum de six mois dans un autre lieu d'affectation peuvent également bénéficier d'une allocation d'études, qui sera octroyée selon la durée de leur mission.

Lorsque les ayants droit sont mutés à un lieu d'affectation au sein de leur pays d'origine en cours d'année scolaire, ils peuvent recevoir l'allocation d'études au prorata du temps académique écoulé.

Le droit à l'allocation cesse lorsque l'enfant termine l'enseignement à plein temps dans un établissement scolaire, ou termine sa quatrième année d'études secondaires, selon ce qui survient en premier.

Normalement, l'allocation d'études n'est pas payable au-delà de la fin de l'année académique durant laquelle l'étudiant(e) atteint l'âge de 25 ans. Au cas où la scolarité de l'intéressé(e) est interrompue pour une période supérieure à une année suite au service militaire, à une maladie ou à un motif impérieux, le droit à l'allocation sera prolongé à concurrence de la période d'interruption.

Le montant de l'allocation d'études doit être calculé selon la proportion entre la durée de la présence scolaire de l'enfant, ou la durée de service du membre du personnel, et celle de l'année académique entière lorsque la période de présence scolaire, ou de service, représente moins des deux tiers de toute l'année académique. Cependant, la somme forfaitaire versée pour un internat ainsi que le taux fixe concernant les manuels scolaires doivent être déterminés selon la proportion entre la durée de la présence, ou du service, et celle de l'année académique totale même si les durées en question égalent ou dépassent les deux tiers de toute l'année académique.

Aucune base proportionnelle n'est prise en considération en cas de décès du membre du personnel durant son service et ce lorsqu'il survient après le début de l'année académique.

Un membre du personnel se trouvant en fonction dans un pays dont la langue est différente de sa langue maternelle a droit, à condition de remplir les critères établis, au 75% des frais que représente l'enseignement de son enfant dans sa langue maternelle et ce jusqu'à un montant maximum spécifique.

Une allocation d'études spéciale pour les enfants avec des difficultés scolaires dues à un handicap est disponible pour les membres du personnel, qu'ils soient en fonction dans leur pays d'origine ou ailleurs, pourvu qu'ils aient un poste pour six mois au minimum ou qu'ils aient été en poste pendant six mois en service continu.

Les ayants droit peuvent demander une allocation d’études spéciale sous réserve de présenter un certificat délivré par les Services médicaux compétents confirmant qu’une des conditions suivantes est remplie :

• L'enfant est dans l'incapacité, pour des raisons de handicap physique ou mental, de fréquenter un établissement scolaire normal et nécessite donc un enseignement ou apprentissage spécial, à temps plein ou partiel, afin qu'il (elle) bénéficie d'une préparation pour s'intégrer totalement à la société.
  
  
• L'enfant, tout en fréquentant un établissement scolaire normal, nécessite un enseignement ou apprentissage spécial qui l'aide à surmonter son infirmité.

Le droit à l'allocation commence à partir de la date à laquelle l'enseignement ou l'apprentissage spécial est déclaré nécessaire et s'éteint à la fin de l'année académique durant laquelle l'enfant atteint l'âge de 28 ans.

1ère étape - Choisir la demande d'allocation d'études appropriée

L'allocation d'études comprend deux éléments :

1) une demande d'avance sur l'allocation d'études pour l'année scolaire à venir
2) une demande pour l'année scolaire écoulée (certifiée par l'établissement scolaire et vous-même).

La différence entre l'avance reçue avant le début de l'année scolaire et la demande faite au terme de l'année scolaire écoulée sera soit créditée à votre salaire soit déduite de ce dernier.

Aucune avance ne sera autorisée pour les années scolaires futures si vous n'avez pas soumis de demande pour l'année scolaire écoulée. Dans le cas où la demande ne serait pas reçue, le recouvrement de l'avance perçue s'effectuera automatiquement trois mois après la fin de l'année scolaire pour les membres du personnel basés au Siège et quatre mois après la fin de l'année scolaire pour les membres du personnel en poste sur le terrain.

Avant toute chose, il est nécessaire de sélectionner le type de demande d'allocation d'études approprié :

1) Demande pour l'année scolaire écoulée :
Sélectionnez cette option si vous désirez régler une demande pour l'année écoulée et ne souhaitez pas faire de nouvelle requête pour l'année à venir.
2) Avance pour la prochaine année scolaire :
Sélectionnez cette option si vous soumettez une demande d'allocation d'études pour la première fois.
3) Demande pour l'année scolaire écoulée ET avance pour la prochaine année scolaire :
Sélectionnez cette option si vous désirez à la fois régler une demande pour l'année écoulée et soumettre une demande d'avance sur l'allocation d'études pour l'année scolaire à venir.

2ème étape - Remplir en ligne le formulaire de demande d'allocation d'études :

• Cliquez ici pour ouvrir le formulaire en ligne.
  
  
• Connectez-vous en utilisant votre numéro d'index et adresse électronique.
  
  
• Choisissez entre "remplir une nouvelle demande" et "éditer une version sauvegardée mais non encore complétée".
  
  
• Dans le cas d'une nouvelle demande, veuillez entrer le nom de l'enfant pour lequel la demande est destinée et sélectionner une des options suivantes :
  1) Demande pour l'année scolaire écoulée
  2) Avance pour la prochaine année scolaire
  Demande pour l'année scolaire écoulée ET avance pour la prochaine année scolaire
  
  
• Une fois l'option sélectionnée, vos données personnelles seront automatiquement inscrites dans les champs respectifs (dates de début et fin de contrat, type de contrat, bureau de pays, pays de résidence, date de naissance, nom de l'enfant et date de naissance de ce dernier).
  
  
• Veuillez compléter les champs requis et soumettez en ligne au Service administratif du Personnel (Staff Administrative Services, SAS). Vous recevrez immédiatement un courriel accusant réception. Il vous est également possible de sauvegarder à tout moment votre demande afin de la compléter et la soumettre ultérieurement.

3ème étape : Soumettez une copie signée de votre demande d'allocation d'études :

• Avance sur l'allocation d'études uniquement, veuillez envoyer à votre Chargé(e) des RH au Siège par courriel, fax ou courrier une copie signée et datée de votre formulaire. Si la demande d'avance concerne un nouvel établissement scolaire, veuillez joindre une copie de l'attestation d'inscription et du montant des frais d'études.
  
  
• Le montant de l'avance, équivalent à l'intégralité des frais anticipés, sera versé avec votre salaire. Une fois l'avance demandée ou payée, vous êtes tenu de signaler toute modification des frais scolaires lorsque ceux-ci s'avèrent supérieurs ou inférieurs au montant de l'avance perçue afin que l'allocation d'études puisse être ajustée.
  
  
• Demande d'allocation OU à la fois demande et avance, une copie signée de votre demande devra être envoyée à l'établissement scolaire pour vérification. Une fois le formulaire authentifié et tamponné par l'établissement scolaire, veuillez envoyer l'original à votre Chargé(e) des RH au Siège. Pour les demandes d'avance sur l'allocation d'études concernant un nouvel établissement, veuillez joindre une copie de l'attestation d'inscription et du montant des frais d'études.
  
  
• Il n'est pas nécessaire de nous faire parvenir les récépissés de vos paiements tant que les frais scolaires, les montants acquittés et les dates de paiement sont indiqués sur votre demande d'allocation d'études. Il est toutefois nécessaire de conserver tout document relatif aux allocations d'études pour une durée minimum de cinq ans à des fins d'audit ou de contrôle.
  
  
• Les demandes d'allocations d'études doivent être soumises dans les plus brefs délais soit à la fin de l'année scolaire, soit peu de temps avant la séparation du membre du personnel, soit dans le mois suivant la cessation du suivi des cours par l'enfant. Les demandes tardives seront sujettes aux règles 103.15(ii) et 212.5 et ne seront acquittées que dans le cas d'une soumission dans l'année suivant la cessation du suivi des cours par l'enfant.

4ème étape : Quand serez-vous payé/e ?

La prestation d'allocation d'études est payée en même temps que les versements de salaire mensuels. Pour autant que les demandes d'allocation et/ou de l'avance sur l'allocation nous parviennent 15 jours ouvrés avant le premier du mois en question, accompagnées de l'information requise et munies des signatures et du tampon/cachet, elles seront traitées aussi vite que possible dès leur réception. Veuillez néanmoins tenir compte du fait que juin, juillet et août sont les mois de pointe en ce qui concerne les allocations d'études; par conséquent, il faut s'attendre à un temps de traitement un peu plus long pendant cette période.