Para tener derecho a un subsidio de estudios, los miembros de la plantilla tienen que cumplir los siguientes requisitos:

• Haber sido contratado internacional o localmente bajo contrato de las categorías 100 ó 200.
  
  
• Vivir y estar en funciones en un centro de trabajo fuera del país de origen (país de destino del viaje a casa).
  
  
• Tener un nombramiento o misión por un mínimo de seis meses o, si inicialmente inferior a los seis meses, prolongado de tal forma que el servicio continuo total suma por lo menos seis meses. (En el caso del personal reclutado localmente, la misión no debe ser inferior a los seis meses.)
  
  
• Tener un(a) hijo(a) que va a tiempo completo a una escuela, una universidad o un instituto de enseñanza similar del ciclo primario o de uno posterior encontrándose al mismo tiempo el miembro de la plantilla en funciones en la ONU. La enseñanza se considerará "primaria" en el transcurso de los estudios cuando el/la niño/a cumpla los cinco años durante los tres primeros meses del año académico.
  
  

El personal reclutado localmente que desempeña una misión mínima de seis meses en un centro de trabajo distinto también puede recibir el subsidio de estudios, el cual será otorgado sólo con relación al periodo de la dicha misión.

Si los beneficiarios son trasladados a un centro de trabajo ubicado en su país de origen durante el año académico, pueden recibir el subsidio a prorrata del periodo escolar transcurrido.

El derecho al subsidio termina cuando el/la hijo/a deja de estudiar a tiempo completo en un centro de enseñanza, o llega al final de cuatro años de estudios superiores, según lo que ocurra antes.

Generalmente, el subsidio no se otorga más allá del año académico en el cual el/la estudiante cumple los 25 años. En el caso de que sus estudios hayan sido interrumpidos por lo menos un año debido al servicio militar, a una enfermedad o a cualquier otro motivo imperioso, el derecho al subsidio será prolongado por un periodo equivalente a la interrupción.

El importe del subsidio de estudios se prorrateará según la proporción entre el periodo de asistencia a clase por el/la hijo/a - o el de servicio por el miembro de la plantilla - y el tiempo del año académico total cuando la asistencia o servicio cubra menos de los dos tercios del año académico. Sin embargo, el importe fijo por los estudios en internado así como la tasa fija por los libros de texto deben ser prorrateados según la proporción entre el periodo de asistencia a clase - o de servicio del funcionario - y el tiempo del año académico total aunque el dicho periodo sea equivalente o superior a los dos tercios de todo el dicho año académico.

No se usará ningún prorrateo si el miembro de la plantilla fallece estando en funciones y tras el comienzo del año académico.

Un miembro del personal en servicio en un país cuyo idioma no corresponde a su lengua materna tiene derecho (sujeto al cumplimiento de las pautas establecidas) al 75% de los gastos ocasionados por la enseñanza del (de la) hijo(a) en su idioma materno hasta un determinado importe máximo.

Un subsidio de estudios especial para niños con discapacidad de aprendizaje está disponible para los miembros de la plantilla, ya estén en funciones en su país de origen o en otro lugar, siempre que tengan un puesto por un mínimo de seis meses o que hayan cumplido los seis meses de trabajo continuo.

Los solicitantes pueden reclamar un subsidio de estudios especial si se reúne uno de los siguientes requisitos:

• El/la niño/a no se encuentra, por razones de invalidez física o mental, en condiciones de poder acudir a un instituto de enseñanza normal y por lo tanto necesita de una formación especial, a tiempo parcial o completo, a fin de que quede preparado(a) para su total integración en la sociedad.
  
  
• El/la hijo/a, aunque acuda a un instituto de enseñanza normal, requiere una formación especial para ayudarlo(a) a superar su invalidez.

El derecho al subsidio empezará el día en que se declarará necesaria la formación especial y acabará al terminar el año académico durante el cual el/la hijo/hija cumpla los 28 años.

1er paso: Seleccionar el tipo de solicitud apropiado en materia de subsidio de estudios

El subsidio de estudios se compone de dos elementos distintos:

1) una solicitud para el anticipo de subsidio correspondiente al próximo año académico, y
2) una solicitud para la liquidación del subsidio del año académico terminado (en el que usted y el centro de enseñanza verifican la asistencia a clase, los gastos y los pagos efectivos).

La diferencia entre el anticipo recibido a principios del año académico y el pago de los gastos a finales del mismo será sumada a, o deducida de, su salario.

No se autorizará ningún adelanto de subsidio de estudios por los años académicos siguientes mientras el miembro de la plantilla no haya presentado el formulario afín rellenado que corresponda al año académico concluido. Si no se recibe ese documento, entonces el anticipo será recobrado automáticamente tres meses tras el fin de ese año de estudios en el caso del personal de la sede y cuatros meses después del fin del citado año si se trata de miembros de la plantilla sobre el terreno.

Por lo tanto, antes de pedir un subsidio de estudios, tiene que seleccionar el tipo de solicitud adecuado:

1) Liquidación relativa al año académico acabado
Seleccione esta opción si desea sólo determinar el saldo correspondiente al año de estudios concluido pero sin solicitar un nuevo anticipo para el próximo.
2) Anticipo de subsidio para el siguiente año académico
Elija esta opción si solicita el subsidio de estudios por primera vez.
3) Liquidación del año académico concluido Y anticipo para el próximo año
Seleccione esta opción si desea determinar el saldo relativo al año de estudios terminado Y simultáneamente solicitar un anticipo para el año que viene. En la mayoría de los casos se opta por este tipo de doble solicitud.

2º paso: Rellene el formulario de subsidio de estudios en línea

• Pulse este enlace para conectarse al documento de subsidio de estudios en línea.
  
  
• Conéctese usando su dirección de correo-e y número de "Index".
  
  
• Opte por crear una nueva solicitud de subsidio de estudios o modificar la que usted salvaguardó anteriormente pero que todavía no ha finalizado.
  
  
• Si opta por crear una nueva solicitud de subsidio de estudios, seleccione el nombre del/de la hijo/a a quien se destina y luego elija una de estas tres opciones:
  1) Liquidación correspondiente al año académico concluido
  2) Anticipo para el próximo año de estudios
  3) Liquidación relativa al año terminado Y anticipo para el siguiente
  
  
• Al seleccionar una de esas opciones, sus datos personales quedarán insertados automáticamente (a saber: fechas de principio y fin de contrato, centro de trabajo y país, tipo de contrato, país de origen, fecha de nacimiento, nombre y fecha de nacimiento de su hijo/a).
  
  
• Rellene los campos requeridos, saque un impreso del formulario y preséntelo en línea a SAS (Servicios de Administración del Personal). Recibirá inmediatamente un correo-e acusando recibo. También puede salvaguarda el documento (sin enviarlo) en cualquier momento si desea completar la solicitud más adelante.

3er paso: Remita una copia firmada del formulario de subsidio de estudios

• Si presenta sólo una solicitud de anticipo, envíe por correo-e, fax o correo postal una copia firmada y fechada del documento de subsidio de estudios a su Adjunto/a de Recursos Humanos en la Sede. Respecto a demandas de adelanto de subsidio relativas a nuevos centros de enseñanza, también es un requisito la presentación de las copias del certificado de inscripción y de las facturas de gastos.
  
  
• El importe del adelanto, el cual asciende al 100% del monto anticipado del subsidio de estudios, será abonado con el salario. Después de que el anticipo haya sido solicitado o pagado, el miembro de la plantilla debe comunicar cualquier ajuste si los gastos de enseñanza resultan superiores o inferiores a lo previsto de tal manera que la suma del adelanto sea adaptada en consecuencia.
  
  
• Si presenta sólo la liquidación o el anticipo y la liquidación, saque un impreso de su solicitud y remítelo al centro de enseñanza para verificación. Una vez que el centro haya revisado, sellado y firmado su solicitud, envíe el original firmado a su Adjunto/a de Recursos Humanos en la Sede para que sea tramitado. Tome nota de que su demanda sólo será procesada al recibir el dicho original firmado. En lo que se refiere a las solicitudes de subsidio de estudios que impliquen a nuevos centros de enseñanza, también hay que presentar las copias del certificado de matrícula y de las facturas de gastos.
  
  
• No es necesario presentar los recibos de los pagos siempre que todos los costes académicos, cantidades pagadas y fechas de abono figuren en el formulario de subsidio de estudios. Sin embargo, el miembro de la plantilla tiene que guardar esos recibos por un periodo mínimo de cinco años a partir del fin del año académico por motivos de auditoría y control.
  
  
• Las solicitudes de subsidio de estudios deben ser presentadas sin demora al finalizar el año académico, o poco antes de que el miembro del personal se separe de la organización, o en el plazo de un mes tras la cesación de asistencia a clase del/de la hijo/a. Las demandas tardías están sujetas a los artículos 103.15(ii) y 212.5, y serán tratadas sólo si se presentan en el plazo de un año después del fin de asistencia a clase del/de la estudiante.

4º paso: ¿Cuándo recibirá usted el importe?

El subsidio de estudios se paga con los abonos de los salarios mensuales. Siempre que se reciban, 15 días trabajados antes del primero día del mes, las solicitudes originales de liquidación de subsidio y/o de anticipo de subsidio con la información requerida y provistas de las firmas y sello, su procesamiento se llevará a cabo cuanto antes. Tome nota que junio, julio y agosto son los meses de mayor demanda respecto a los subsidios de estudios; con lo cual, se debe contar con un tiempo de procesamiento más largo durante ese periodo.